Dokumenta saskaņošana/parakstīšana

No ''LATAK AIS''
Pārlēkt uz: navigācija, meklēt
Home < Dokumenta saskaņošana < parakstīšana

1 Dokumenta atvēršana no uzdevumu sadaļas

  • Ja darbiniekam tiek uzdots uzdevums veikt kādu darbību ar dokumentu, tad šis uzdevums tiks attēlots lietotāja profilā uzdevumu sadaļā, kā arī uz sistēmā norādīto e-pasta adresi tiks izsūtīts informatīvs paziņojums par jaunu uzdevumu.
  • Lai saskaņotu dokumentu no uzdevumu sadaļas, jāspiež uz nosaukuma saites.

938.png

  • Pēc saites nospiešanas tiks atvērta dokumenta kartiņas uzdevumu sadaļa. Lietotājam domātais uzdevums tiek iekrāsots dzeltenā krāsā.

939.png

2 Dokumenta lejupielāde/apskatīšana/labošana

  • Lai lejupielādētu dokumentu uz darbstacijas, jāspiež lejupielādes ikona.

940.png

  • Lai priekšskatītu dokumentu, jāspiež uz pievienotās datnes nosaukumu.

941.png

  • Pēc dokumenta nosaukuma saites nospiešanas tiks atvērts dokumenta priekšskatījums sistēmā.

452 Prieksskatijums.png

  • Lai aizvērtu priekšskatījumu, jāspiež uz krustiņa (labās puses augšējā stūrī vai uz aizvēršanas pogas labās puses apakšējā stūrī).
  • Lai labotu dokumentu, jāspiež uz labošanas ikonas.

942.png

  • Tālāk automātiski tiek atvērta datne ar MS Word programmas palīdzību.

454 Word dok.png

  • Lietotājs veic attiecīgos labojumus, saglabā dokumentu un aizver to ciet.
  • Un labojums tiks saglabāts sistēmā esošajā datnē.
  • Jāatceras, ka ja tiek veikts labojums dokumentā, tad pēc saskaņojuma veikšanas, tiks nomainīta dokumenta versija, piemēram, uz 1.1.

3 Pielikumu pievienošana

  • Lai pievienotu pielikumu, jāspiež poga “Pielikums”.

455 Pielikums.png

  • Pielikumiem obligāti jānorāda to nosaukumi, un pēc tam, spiežot pogu “Izvēlēties”, no darbstacijas jāizvēlas attiecīgā datne, ko pievienot kā pielikumu.
  • Kad visi obligātie lauki tiek aizpildīti, aktivizējas pievienošanas poga.

456 Pievienot pielik.png

  • Pēc pogas nospiešanas pielikums tiek pievienots dokumenta kartiņai.

457 Pielikums saraksta.png

  • Pielikumu ir iespējams izdzēst, spiežot uz dzēšanas ikonas.
  • Jāatceras, ka ja dokumentam tiek pievienots pielikums, tad pēc saskaņojuma veikšanas, tiks nomainīta dokumenta versija, piemēram, uz 1.2 (atkarīgs vai pie iepriekšējiem saskaņojumiem ir bijušas kādas izmaiņas dokumentos).

4 Komentāru/izpildes apraksta pievienošana

  • Lai pievienotu komentāru par veikto izpildi, tas jāieraksta laukā “Komentārs/ Izpildes apraksts”. Un pie uzdevuma izpildes tas automātiski tiks saglabāts.

943.png

5 Citu izpildītāju piesaistīšana

  • Lietotājs, kuram ir jāveic izpilde, var piesaistīt arī citus izpildītājus, ja tas nepieciešams. Princips ir tieši tāds pats kā aprakstīts nodaļā “Dokumenta saglabāšana, nosūtīšana izpildei un citu iespējamo darbību izpildīšana pirms nosūtīšanas darbiniekam”.

6 Uzdevumu izpilde

  • Lai izpildītu uzdevumnu, jāspiež poga “Izpildīt”. Pogas nosaukums tiek attēlots atkarībā no norādītā darbības veida. Ja darbības veids ir “Informācijai”, tad pogas nosaukums būs “Pieņemt”.

944.png

  • Par cik šajā piemērā šis nav pēdējais izpildītājs, tad pēc pogas nospiešanas uzdevums aiziet pie nākamā izpildītāja.
  • Pēc pogas nospiešanas pie attiecīgā darbības veicēja tiek attēlots statuss “Izpildīts”. Kā arī tiek attēlots izpildes datums un versijas numurs.

945.png

  • Pēdējam izpildītājam/dokumenta parakstītājam ir divas iespējas:
    • Vai nu nospiest pogu "Izpildīt", pēc kuras nospiešanas dokuments tiek reģistrēts;
    • Vai arī spiest pogu "Pievienot rezolūciju".

1010.png

  • Pēc šīs pogas nospiešanas tiks izdots paziņojums "Lai pievienotu rezolūciju, ir nepieciešams apstiprināt dokumentu. Vai apstiprināt dokumentu?".

947.png

  • Lai apstiprinātu dokumentu, jāspiež poga "Labi".

948.png

  • Tālāk pēc pogas "Labi" nospiešanas dokuments tiek apstiprināts un tas iegūst numuru, kā arī uzreiz tiek atvērts rezolūcijas izpildītāja izvēles logs.

949.png

  • Pēc dokumenta apstiprināšanas tas iegūst statusu “Reģistrēts” un tiek piešķirts dokumenta numurs. Vairs nekādus papildus paralēlos, secīgos izpildītājus nevar pievienot, bet ir iespējams parakstīt dokumentu ar elektronisko parakstu un veidot rezolūcijas, ko nevarēja darīt pirms nebija uzlikts apstiprinājums (šajā gadījumā apstiprinājums jāuzliek bija direktora lomai).

1011.png

  • Dokumenta datu sadaļā tiek attēlots piešķirtais numurs, reģistrācijas datums, statuss “Reģistrēts” un dokumenta pēdējās versijas numurs “1.1”.

951.png

  • Datņu blokā tiek attēlota iesniegtā versija (pirms visiem labojumiem), kā arī pēdējā dokumenta versija un pievienotais pielikums.

952.png

7 Dokumenta versijas

  • Ja izpildītājs pirms izpildes ir veicis labojumus kādā no *.doc, *.docx datnēm vai pievienojis kādus pielikumus, tad pēc uzdevuma izpildes tiek nomainīts versijas numurs.
  • Šādi ir iespējams izsekot līdzi, kurš kādus labojumus ir veicis.

954.png

  • Uzspiežot uz versijas 1.1, var redzēt, ka izpildes brīdī ir bijusi tikai viena datne, kas nozīmē, ka versija nav mainījusies dēļ pielikuma pievienošanas, bet gan dēļ izmaiņām pašā dokumentā. Uzspiežot uz šīs datnes nosaukumu, var apskatīties kādi labojumi ir bijuši veikti (datne tiks lejupielādēta uz darbstacijas). Ja nebūtu nekādi labojumi no izpildītāja puses, tad tiktu attēlota versija 1.0.

955.png

  • Pēc augstāk esošās bildes var secināt, ka ir bijuši labojumi pamatdokumentā “D3362.doc”, kurus veicis darbinieks ar nodaļas vadītāja lomu.
  • Uzspiežot uz versijas 1.2, var redzēt, ka izpildes brīdī ir pievienots pielikums. Uzspiežot uz šīs datnes nosaukumu, datne tiks lejupielādēta uz darbstacijas.

956.png