Dokumentu saraksts

No ''LATAK AIS''
Pārlēkt uz: navigācija, meklēt
Home < Dokumentu saraksts

1 Saraksta atvēršana

  • Lai atvērtu dokumentu sarakstu, izvēlnē jāspiež uz sadaļas “Dokumentu apstrāde”.
  • Pēc sadaļas nospiešanas lietotājam tiks atvērts dokumentu saraksts, kurā būs redzami dokumenti atkarībā no tiesībām:
    • Visi sistēmas dokumenti – ja ir tiesība “DVS - Dokumentu apstrādes administrators - Pilnas tiesības”;
    • Tikai dokumenti, kuriem lietotājs piesaistīts (lietotājs ir sagatavotājs, parakstītājs, izpildītājs vai adresāts) – ja ir tiesība “DVS - Dokumentu apstrāde - Pilnas tiesības”.

255 DVS.png

2 Meklēšana sarakstā

  • Ir iespējami divi veidi kā meklēt dokumentus sarakstā, izmantojot brīvo meklēšanu vai izmantojot strukturēto meklēšanu.
  • Brīvā meklēšana – šajā laukā iespējams ievadīt un meklēt informāciju pēc šādiem dokumenta datiem:
    • Dokumenta veida;
    • Dokumenta numura;
    • Dokumenta reģistrācijas/sagatavošanas datuma;
    • Dokumenta anotācijas;
    • Dokumenta statusa;
    • Dokumenta parakstītāja/autora/sagatavotāja.
  • Lai veiktu meklēšanu laukā jāievada meklēšanas kritēriji un jāspiež poga “Meklēt”. Pēc pogas nospiešanas tiks atlasīti ieraksti pēc ievadītājiem meklēšanas kritērijiem.

256 DVS meklesana.png

  • Lai notīrītu meklēšanas kritērijus, jāspiež poga “Notīrīt”.
  • Izvērstā meklēšana – lai atvērtu, jāspiež uz “Izvērstā meklēšana”.

257 DVS izversta mekl.png

  • Šeit iespējams meklēt pēc konkrētiem dokumenta laukiem:
    • Dokumenta veids – no saraksta iespējams izvēlēties sistēmā pieejamos dokumentu veidus, kuri ir sadalīti pa dokumentu veidu grupām. Lai ātrāk atrastu nepieciešamo dokumentu veidu, laukā ir iespējams ierakstīt daļu vai pilnu nosaukumu. Automātiski sarakstā ar dzelteno atzīmi tiks atzīmēti tie dokumenta veidi, kuri sakrīt vai daļa sakrīt ar ierakstīto tekstu.

258 DVS pec dok veida.png

    • Lietas – no saraksta iespējams izvēlēties sistēmā saglabātās lietas pēc nosaukuma. Tāpat kā dokumentu veidu izvēles laukā, arī šeit var ierakstīt lietas nosaukumu un pēc tā sameklēt nepieciešamo.

259 DVS pec lietas.png

    • Arhivācijas periods – no kalendāra iespējams izvēlēties arhivācijas datumu no/līdz vai arī to ievadīt manuāli;
    • Arhivācijas atzīme – ieliekot atzīmi pie “Arhivētie dokumenti”, iespējams meklēt pilnīgi visus arhivētos dokumentus.
  • Visus meklēšanas kritērijus ir iespējams kombinēt savā starpā.
  • Kad visi kritēriji ir ievadīti, jāspiež poga “Meklēt” un tiks atlasīts dokumentu saraksts. Lai notīrītu visus meklēšanas kritērijus, jāspiež poga “Notīrīt”.

260 DVS poga meklet.png

3 Ierakstu skaita lapā maiņa, pārvietošanās pa saraksta lapām

  • Lai mainītu ierakstu skaitu vienā lapā, jāspiež uz skaita izvēles un jāizvēlas kāda no piedāvātajām vērtībām.

261 DVS skaits lapa.png

  • Saraksta apakšdaļā tiek attēlots lapu skaits un ierakstu skaits.

262 DVS ierakstu skaits.png

  • Tajā pašā joslā labajā pusē tiek attēlotas pogas, uz kurām spiežot iespējams pārvietoties pa saraksta lapām.

263 DVS parvietosanas pa lpp.png

  • Lai pārvietotos uzreiz uz kādu konkrētu lapu, var spiest uz lapas numura.

264 DVS 2 lapa.png

  • Lai pārvietotos uz nākošo lapu vai iepriekšējo, jāspiež pogas:

265 DVS nakama lapa.png

  • Lai pārvietotos uz pēdējo vai pirmo lapu, jāspiež pogas:

266 DVS pirma pedeja lpp.png

4 Ierakstu kārtošana

  • Lai kārtotu ierakstus augošā vai dilstošā secībā pēc kādas kolonnas, jāspiež uz kolonas nosaukuma.
  • Vienreiz noklikšķinot ieraksti tiks sakārtoti, piemēram, pēc kolonnas “Veids” augošā secībā.

267 DVS kartosana.png

  • Otro reizi noklikšķinot uz tās pašas kolonnas, ieraksti tiks sakārtoti pēc šīs kolonnas dilstošā secībā.

268 DVS dilstosi.png

  • Lai atceltu kārtošanu, ir jāuztaisa lapas pārlāde.

5 Dokumentu sarakstā attēlotā informācija

  • Veids – tiek attēlots dokumenta veids;
  • Dok. nr. – tiek attēlots dokumenta numurs tiem dokumentiem, kuri ir parakstīti/saskaņoti (statuss “Reģistrēts”);
  • Dok. dat. – tiek attēlots dokumenta reģistrācijas (parakstīšanas/saskaņošanas) datums;
  • Anotācija – tiek attēlota dokumenta anotācija;
  • Statuss – iespējamie dokumenta statusi:
    • Jauns – dokuments ir sagatavošanas procesā. Dokumentam vēl nav noteikti parakstītāji/saskaņotāji;
    • Apstrādē – dokuments ir sagatavošanas procesā. Dokumentam ir noteikti parakstītāji/saskaņotāji, bet nav vēl uzlikts gala paraksts (dokuments nav ieguvis numuru);
    • Reģistrēts – dokuments ir pabeigts. Dokumentam ir uzlikts gala paraksts, un tas ir ieguvis numuru. Tālāk ir iespējams uz šī dokumenta pamata veidot rezolūcijas, pievienojot izpildītājus;
    • Noraidīts – dokuments ir noraidīts no kāda saskaņotāja puses. Dokumentam ir iespējams uzsākt atkārtotu saskaņošanu, veicot attiecīgos labojumus. Atkārtoti uzsākot saskaņošanu, mainās dokumenta versija uz 2.0 utt.
  • Parakstītājs – tiek attēlots dokumenta parakstītājs iekšējo/nosūtāmo dokumentu gadījumā vai autors saņemto dokumentu gadījumā;
  • Sagatavotājs – tiek attēlots dokumenta sagatavotājs;
  • Sagatavots – tiek attēlots dokumenta sagatavošanas datums;
  • Adresāti – ja dokumentam ir norādīti kādi adresāti, tad šajā kolonnā tiks attēlota vēstules ikona, uz kuru nospiežot, tiks atvērts adresātu logs. Adresātu logā var redzēt adresāta vārdu, uzvārdu, e-pasta adresi, statusu, datumu (reģistrētiem, nosūtāmajiem dokumentiem);

269 DVS adresatu ikona.png

  • Uzdevumi – ja dokumentam ir norādīti kādi uzdevumi (dokumenti ar statusiem “Apstrādē” un “Reģistrēts”), tad tiek attēlota uzdevumu ikona, uz kuru nospiežot, tiks atvērts uzdevumu logs. Uzdevumu logā var redzēt visus izpildītājus un ar tiem saistīto informāciju (informācijas daudzums ir atkarīgs no tā, vai uzdevums ir izpildīts):
    • Izpildītājs – izpildītāja vārdu un uzvārdu;
    • Statuss – iespējamie statusi: "Sagatavots" (ja darbinieks ir dokumenta sagatavotājs) un "Izpildīts";
    • Termiņš – uzdevuma termiņš, ja tāds ir norādīts;
    • Datums – uzdevuma izpildes datums;
    • Komentārs – izpildītāja pievienotais komentārs pirms uzdevuma izpildes (var arī nebūt);
    • Norādes – darbinieka pievienotās norādes (var arī nebūt).

270 DVS uzdevumu ikona 2.png