Iekšējo/nosūtāmo dokumentu atvēršana - lauku skaidrojumi

No ''LATAK AIS''
Pārlēkt uz: navigācija, meklēt
Home < Iekšējo < nosūtāmo dokumentu atvēršana - lauku skaidrojumi
  • Lai atvēru dokumentu no saraksta, jāspiež uz dokumenta veida saites.

271 DVS atvert dok 2.png

  • Pēc saites nospiešanas tiek atvērta dokumenta kartiņa, kurai ir dokumentu datu sadaļa un uzdevumu sadaļa.

1 Dokumenta datu sadaļa

  • Dokumenta kartiņu iespējams sadalīt 3 blokos:
    • Dokumenta pamatdati;
    • Dokumentam pievienotās datnes;
    • Dokumenta rekvizīti.

272 DVS dok dati.png

  • Dokumenta pamatdatos attēlotie lauki:
    • Reģistrācijas Nr. – kad dokumenta pēdējais izpildītājs paraksta dokumentu, dokuments iegūst statusu “Reģistrēts” un šajā laukā tiek ielikts dokumentam piešķirtais numurs. Lauku nav iespējams rediģēt;
    • Reģ. datums – kad dokumenta pēdējais izpildītājs paraksta dokumentu, šajā laukā tiek ielikts dokumentam reģistrācijas datums. Lauku nav iespējams rediģēt;
    • Sag. datums – automātiski tiek ielikts sagatavošanas (tekošais datums). Lauku nav iespējams rediģēt;
    • Dokumenta veids – tiek attēlots dokumenta veids. Lauku nav iespējams rediģēt;
    • Saist.dok./Atb. uz – var būt, var nebūt norādīts saistītais dokumenta numurs (iespējams norādīts vairākus numurs), piemēram, uz kura pamata tiek veidota atbildes vēstule. Lauku ir iespējams rediģēt arī pēc dokumenta reģistrēšanas. Novietojot peles kursoru uz kādu no numuriem, tiek attēlots korespondenta dokumenta numurs un datums, ja tāds ir norādīts;
    • Saturs – tiek attēlots dokumenta ievadītais saturs, parasti īss skaidrojums, par ko ir dokuments. Lauku nav iespējams rediģēt;
    • ANI – tiek attēlots piesaistītais ANI (var arī nebūt norādīts). Lauku ir iespējams rediģēt pēc dokumenta reģistrēšanas;
    • Atbildes termiņš/ Atzīme “Nav jāatbild” – tiek attēlots dokumenta atbildes termiņš, ja tāds ir uzstādīts, reģistrējot dokumentu (pārsvarā saņemtajiem dokumentiem), vai ir ielikta atzīme pie “Nav jāatbild”, vai arī nav nekas norādīts. Lauku ir iespējams rediģēt arī pēc dokumenta reģistrēšanas;
    • Atzīme “Arhivēts” – ja dokuments ir arhivēts, tad tiek attēlota atzīme, ja nav arhivēts, tad izvēles rūtiņa ir tukša. Pazīmi ir iespējams rediģēt arī pēc dokumenta reģistrēšanas;
    • Adresāti – tiek attēloti dokumentam pievienotie adresāti, kuriem pēc dokumenta parakstīšanas/saskaņošanas aizies e-pasts par dokumentu. Adresātus ir iespējams rediģēt/ dzēst;
    • Lietas – tiek attēlotas dokumentam piesaistītās lietas. Lietas ir iespējams dzēst vai pievienot jaunas.
  • Statuss un pēdējā versija – tiek attēlots dokumenta statuss un dokumenta pēdējā versija. Iespējamie dokumenta statusi:
    • Jauns – dokuments ir sagatavošanas procesā. Dokumentam vēl nav noteikti parakstītāji/saskaņotāji;
    • Apstrādē – dokuments ir sagatavošanas procesā. Dokumentam ir noteikti parakstītāji/saskaņotāji, bet nav vēl uzlikts gala paraksts (dokuments nav ieguvis numuru);
    • Reģistrēts – dokuments ir pabeigts. Dokumentam ir uzlikts gala paraksts, un tas ir ieguvis numuru. Tālāk ir iespējams uz šī dokumenta pamata veidot rezolūcijas, pievienojot izpildītājus;
    • Noraidīts – dokuments ir noraidīts no kāda saskaņotāja puses. Dokumentam ir iespējams uzsākt atkārtotu saskaņošanu, veicot attiecīgos labojumus. Atkārtoti uzsākot saskaņošanu, mainās dokumenta versija uz 2.0 utt.
  • Pievienoto datņu blokā tiek attēlotas 2 tabulas:

273 DVS datnu bloks.png

    • Pēdējā versija – tiek attēlotas datnes ar veiktajām izmaiņām, kas radušās, piemēram, saskaņošanas procesa laikā, vai arī ja saskaņošanas procesa laikā ir pievienoti jauni pielikumi, tad tie tiek attēloti šeit. Dokumentus ir iespējams priekšskatīt, spiežot uz datnes nosaukuma saites;
    • Iesniegtā versija – tiek attēlotas datnes, kuras dokumentam tika pievienotas sākotnēji – pirms saskaņošanas uzsākšanas. Dokumentu ir iespējams priekšskatīt, spiežot uz datnes nosaukuma saites un lejupielādēt, spiežot uz zaļās lejupielādes ikonas. Kā arī ir iespējams redzēt pievienotās datnes izmēru un korekciju datumu iesniegtajā versijā (korekciju datums parādās tikai tad, kad dokuments tiek noraidīts, un tiek veikta atkārtota nodošana saskaņošanai).

274 DVS iesniegta versija.png

  • Dokumentu rekvizītu blokā attēlotā informācija:
    • Parakstītājs – tiek attēlota informācija par dokumenta gala parakstītāju/saskaņotāju – darbinieka vārds, uzvārds, amats jeb darbinieka loma un sistēmā norādītā e-pasta adrese;
    • Sagatavotājs – tiek attēlota informācija par dokumenta sagatavotāju – darbinieka vārds, uzvārds un tālruņa numurs, ja tāds ir norādīts lietotājam sistēmā.

2 Uzdevumu sadaļa

  • Uzdevumu sadaļa tiek attēlota blakus dokumenta datu cilnei.
  • Lai apskatītu uzdevumu sadaļu, kurā ir iespējams apskatīties dokumenta parakstītājus/saskaņotājus, jāspiež uz “Uzdevumi”.

345 Uzdevumi cilne 2.png

  • Atverot uzdevumu sadaļu, lietotājam tiek attēlots šāds skats (attēlojamā informācija mainās atkarībā no atvērtā dokumenta):

900.png

  • Dokumenta saturs – nerediģējams lauks. Tiek attēlota informācija, kas tika ievadīta dokumenta datu laukā “Saturs”;
  • Statuss – nerediģējams lauks. Tiek attēlots kopējais dokumenta statuss. Vienāds gan dokumenta datos, gan uzdevumos;
  • Dokumentu tabulā tiek attēloti dokumentam piesaistītie dokumenti kā pamatdokuments un pielikumi, ja tādi ir pievienoti. Lai priekšskatītu dokumentu, nelejupielādējot to uz darbstacijas, jāspiež uz datnes nosaukumu.


Pēc dokumenta saites nospiešanas tiks atvērts dokumenta priekšskatījums.

338 uzd prieksskat.png

Lai lejupielādētu dokumentu uz lietotāja darbstacijas, jāspiež lejupielādes ikona.

901.png

  • Norādes – katram lietotājam, kurš ir veicis kādu darbību ar dokumentu, var tikt attēlotas norādes, ja kāds cits lietotājs, dodot uzdevumu, ir tādas pielicis klāt.

902.png

  • Komentārs / Izpildes apraksts – katrs lietotājs, veicot saskaņošanu/parakstīšanu/rezolūciju izpildi var norādīt kādus komentārus (nav obligāti). Izpildot rezolūciju, komentāra/izpildes apraksta ievadīšana ir obligāta. Tas pats komentārs tiek attēlots arī pie izpildītāja kolonnā “Statuss”.

903.png

  • Izpildītājs – iespējams apskatīt, kādi saskaņojumi un uzdotās rezolūcijas ir bijušas šim dokumentam.
  • Informācija par izpildītāju un veiktajām darbībām:
    • Kolonna “Izpildītājs” – tiek attēlots izpildītāja vārds, uzvārds un loma;
    • Darbība – tiek attēlota lietotāja veiktā darbība atkarībā no uzdotā uzdevuma;
    • Termiņš – var tikt norādīts termiņš, līdz kuram jāveic darbība;
    • Datums – tiek norādīts darbības veikšanas datums, piemēram, saskaņots 05.09.2016 datumā;
    • Statuss – tiek attēlots uzdevuma izpildes statuss. ja uzdevums ir izpildīts, tiek attēlos "Izpildīts";
    • Versija – tiek attēlota dokumenta versija. Ja nekādi labojumi dokumenta datnē nav veikti vai nav pievienoti pielikumi, dokumenta versija tiks attēlota kā 1.0. Ja lietotājs pirms saskaņošanas ir, piemēram, labojis dokumentu un tad saskaņojis, tad pēc saskaņojuma uzlikšanas cipars aiz komata paliek par vienu lielāks – 1.1, 1.2 utt.
  • Reģistrētiem dokumentiem vienīgā darbība, ko var šajā uzdevumu sadaļā darīt, ir veidot rezolūcijas, spiežot uz pogas “Pievienot rezolūciju” (rezolūciju veidošana tiks apskatīta nodaļā par jauna dokumenta izveidi).